Das Einreichen von Ausgaben

Erstellen Sie Ihren Ausgabenbericht während Sie Ausgaben haben und reichen Sie diesen zur Genehmigung ein. SutiExpense unterstützt verschiedene Arten von Ausgaben, darunter Flug-, Benzin-, Porto- und Verpflegungskosten sowie viele weitere. Sie können Ihre Ausgaben sogar per SMS einreichen, indem Sie die Informationen zu Ihrer Ausgabe an 5647 senden (nur in den USA).

Verwaltung von Belegen

Nutzer können Belege in Ihrem Konto verwalten. Ordnen Sie Ihre Belege ganzen Reisekostenberichten oder einzelnen Ausgaben zu. Neue Belege können auch mit Ihrem SmartPhone in Ihr Konto geladen werden, indem sie an receipts@sutisoft.com gesendet werden. Alternativ gibt es auch ein Firefox Plugin für SutiExpense dafür.

Kreditkartendaten importieren

Importieren Sie Daten aus Ihren Kreditkartentransaktionen in Ihren Reisekostenbericht. Mit SutiExpense können Sie ein eigenes Format definieren, das Ihre spezifische Bank/Daten unterstützt.

Importieren von Reisebuchungsdaten

SutiExpense lässt sich in verschiedene Reisebuchungssysteme integrieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Buchungsdaten bequem in Ihren Reisekostenbericht importieren.

Genehmigungsprozess

Genehmigungspersonen werden per E-Mail informiert, wenn eine Anfrage zu genehmigen ist. Ein Genehmiger kann einen Reisekostenantrag entweder genehmigen oder ablehnen. Genehmigte / abgelehnte Reisekostenanträge können zur weiteren Verarbeitung bzw. zum erneuten Einreichen bearbeitet werden.

Integration in QuickBooks

SutiExpense lässt sich nahtlos in QuickBooks integrieren. Auf diese Weise können Sie Details von vollständig genehmigten Reisekostenanträgen in QuickBooks importieren. Somit müssen Sie die Daten nicht noch einmal per Hand in Ihr Buchhaltungssystem eingeben.

Kostenrückerstattung

Wenn ein Ausgabenbericht genehmigt wurde, kann die Finanzabteilung alle nötigen Schritte zur Rückerstattung der Kosten durchführen. Der Prozess zur Kostenrückerstattung wird vereinfacht durch die Möglichkeiten, erstens, Angestellte mit dem ACH Rückerstattungsservice auszubezahlen (nur in den USA) und, zweitens, mit einer integrierten Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungsfirmen wie zum Beispiel Paychex.